Règlement Général sur la Protection des Données

Dernière révision du document le 01/10/2019

• Finalité des traitements réalisés par EasyScol

L'application internet EasyScol a pour objectif de suivre les résultats et la vie scolaire des élèves tout au long de leur scolarité au sein d'un établissement. Elle permet d'élaborer des bilans d'absences, d'éditer des bulletins périodiques, de remplir les livrets scolaires de type LSL ou LSU, d'exporter vers les applications ministérielles LSL, LSU, ou Scolège. L'accès est réalisé par différents profils : administrateur, personnels administratif, enseignants, C.P.E., responsables, élèves, entreprises.

• Nature des données collectées

Seules les informations nominatives et pédagogiques strictement nécessaires au fonctionnement d'EasyScol dans l'établissement sont utilisées. La base de données d'un établissement scolaire contient les éléments suivant : Pour tous les utilisateurs • Civilité, Nom, Prénom (obligatoire) • E-mail (obligatoire) • Identifiant, Mot de passe (obligatoire et crypté) • Historique des dates de connexion au service (obligatoire) Eléments supplémentaires liés aux élèves • Classe, Groupes, Regroupements de classe (obligatoire) • Notes, positionnements et appréciations des enseignants (obligatoire) • Dates des absences et retards (obligatoire) • Date de naissance, Date d'entrée et de sortie dans l'établissement (obligatoire) • Lieu de naissance (facultatif) • Adresse postale (facultatif) • Numéros de téléphone (facultatif) • Photo d'identité (nécessite une autorisation de Droit à l'image) • Dates de vaccinations et consignes médicales données par la famille (facultatif) • Punitions et sanctions (facultatif) Eléments supplémentaires liés aux responsables et parents • Lien et niveau de responsabilité par rapport à l'élève (obligatoire) • Adresse postale (obligatoire) • Numéros de téléphone (facultatif) Eléments supplémentaires liés aux enseignants • Classe, Groupes, Regroupements de classe (obligatoire) • Matières enseignées (obligatoire) • Statut de professeur principal (obligatoire) • Notes, positionnements et appréciations émis (obligatoire) • Adresse postale (facultatif) • Numéros de téléphone (facultatif) • Photo d'identité (nécessite une autorisation de Droit à l'image) • Dates des absences (facultatif) Eléments supplémentaires liés aux CPE et surveillants • Appréciations émises (facultatif) • Adresse postale (facultatif) • Photo d'identité (nécessite une autorisation de Droit à l'image) EasyScol ne comporte aucune donnée sensible tel que : • origine raciale ou ethnique • opinions politiques • convictions religieuses ou philosophiques • appartenance syndicale • informations génétiques • informations biométriques • donnée sur la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle • condamnations pénales

• Droit à l'image

Le droit à l'image se fonde sur le respect de la vie privée reconnu à toute personne et en particulier au mineur. La diffusion d'informations relatives à la vie privée nécessite une autorisation de la personne concernée, ou de l'adulte responsable si celle-ci est mineure. La fonction trombinoscope intégrée à EasysCol n'est accessible qu'aux seuls personnels habilités (enseignants, équipe de direction), elle doit rester destinée à un usage interne. Un élève (ou son responsable légal) a le droit de refuser qu'on le prenne en photo. Pour un usage privé, même si ce n'est pas obligatoire, il demeure préférable de demander au préalable un accord écrit (à l'élève ou à l'adulte responsable si l'élève est mineur). En effet, en cas de litige, la preuve de l'autorisation incombe à celui qui utilise l'image. Cette autorisation devient obligatoire en cas de projection d'une photo lors d'un conseil de classe.

• Origine des données

Le logiciel EasyScol fournit aux établissements un outils totalement vierge de données personnelles. Les données proviennent exclusivement des saisies et imports réalisés avec l'aval et sous la responsabilité du chef d'établissement. Le chef d'établissement est en effet le responsable des données informatiques de son établissement et de l'usage qui en est fait.

• Utilisation et destination des données

Il n'y a aucune récupération ou transfert d'informations à un tiers effectuée à l'insu des établissements, et donc encore moins en dehors de l'Union Européenne (ni même en dehors de France). Les exports de type LSL, LSU et Scolège sont exclusivement destinés aux applications de l'éducation nationale.

• Conservation des données

EasyScol conserve les données durant toute la scolarité de l'élève dans l'établissement pour permettre un suivi pédagogique. L'espace d'un utilisateur est désactivé immédiatement lors de son départ de l'établissement. Dans le cas d'un élève quittant l'établissement, tous les espaces liés (responsables) sont immédiatement désactivés. Les données sont conservées 3 ans pour permettre à l'établissement de fournir sur demande des duplicatas des résultats scolaires d'un élève. Au delà, elles sont définitivement détruites. L'administrateur de l'établissement peut s'il le souhaite conserver une sauvegarde des données. Il lui appartient de la conserver en lieu sur et pendant une durée raisonnable. Concernant l'hébergement proposé par EasyScol, des sauvegardes automatiques des disques et des bases sont conservées pendant 6 mois. L'administrateur système peut donc potentiellement y retrouver des informations jusqu'à 6 mois après suppression des données.

• Mesures de sécurité

La navigation et l'authentification s'effectuent exclusivement par protocole sécurisé HTTPS qui met en oeuvre une communication chiffrée et un certificat SSL imposant aux navigateurs l'utilisation d'un algorithme sûr. La base de données et le service sont hébergés à Paris en France, par la société ONLINE SAS dans un environnement sécurisé avec la présence de techniciens en permanence.

• Acteurs

• Responsable légal : Sylvain CRUCHET • Délégué à la protection des données : Sylvain CRUCHET • Responsable technique des services : Pierre WOZNIAK • Sous-traitants : - ONLINE SAS (Paris -75)

• Accès aux données / Confidentialité

Dans l'établissement • Les élèves ont accès à toutes les données qui les concernent • Les responsables ont accès à toutes les données des élèves qui les concernent • Les personnels de l'établissement ont accès à toutes les données des élèves • Les administrateurs sont les seuls à avoir accès aux logins et identifiants temporaires pour le premier accès au système. • Personne n'a accès aux mots de passe (qui, de surcroit, sont cryptés). Au Sein d'EasyScol • Sylvain CRUCHET (Responsable légal, Délégué à la protection des données, Développeur Système) a accès à toutes les données • Pierre WOZNIAK (Responsable technique, Administrateur des serveurs, Développeur Système) a accès à toutes les données

• Information des personnes

Tous les utilisateurs d'EasyScol doivent confirmer la lecture de ces présentes informations pour activer l'accès à leur compte. Ces informations sont consultables en permanence depuis le lien RGPD de l'écran de connexion. Les utilisateurs bénéficient d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui les concernent. Ils peuvent l'exercer en contactant le chef d'établissement qui contactera EasyScol si necessaire.

• Utilisation des Cookies

EasyScol enregistre un seul cookies de session PHP totalement indispensable permettant de limiter votre durée de connexion. Ce cookie est indispensable au bon fonctionnement de nos sites internet et ne peut pas être désactivé. Si vous décidez de le bloquer, le service ne pourra pas fonctionner.

• En tant que parent d'élève, puis-je m'opposer à l'utilisation d'EasyScol ?

Les traitements mis en œuvre dans les établissements d'enseignement relèvent en principe de l'exécution de la mission d'intérêt public dont est investi le responsable de traitement.

Ainsi, l'utilisation d'un logiciel ou d'un service numérique à des fins pédagogiques, par un enseignant ou un établissement, s'inscrit dans le champ du service public du numérique éducatif défini à l'article L.131-2 du Code de l'éducation.

Dans ce cadre, le responsable de traitement n'est, par conséquent, pas tenu de recueillir le consentement des parents, des élèves ou des personnels sous sa responsabilité pour mettre en œuvre un tel traitement.

De plus, toujours dans ce cadre, l'exercice du droit d'opposition est restreint : la personne dont les données sont collectées a le droit de s'opposer à tout moment à un traitement de données à caractère personnel, mais seulement pour des raisons tenant à sa situation particulière.

Un parent d'élève dont les données personnelles sont traitées dans une application scolaire ne peut donc s'opposer à ce traitement qu'à la condition d'exposer des raisons tenant à sa situation particulière, ce qui exclut des raisons tenant à des considérations d'ordre général, comme une opposition de principe.

Une demande non motivée au regard de la situation particulière de l'intéressé peut donc être rejetée.